金蝶K3采购系统应用指南

金蝶K3 ERP采购系统应用指南

采购管理是供应链管理的重要环节。供应链管理系统与生产制造管理系统、财务管理系统、客户关系管理系统一起，构成了企业信息化管理系统的有机体，是提高企业服务水平、降低企业经营成本的必要工具。

1.1采购管理概述

采购即是从其它组织或个人处获得组织发展所需要的物料或服务的活动。采购管理（Purchasing Management）是指为保障企业能可靠地、经济地获取这些物料和服务的一系列管理行为。

采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分。据统计，产品直接材料成本占产品总成本近80%，降低采购成本，将直接增加企业的利润和价值，有利于企业在市场竞争中赢得优势。

同时，合理采购对提高企业竞争能力、降低经营风险也具有极其重要的作用。一方面，科学的采购不仅能降低产品生产成本，而且也是产品质量的保证；另一方面，合理采购能保证经营资金的合理使用和控制，从而以有限的资金有效开展企业的经营活动。

随着经济全球化和信息网络技术的高速发展，全球经济运行方式和流通方式产生了巨大变化，企业采购模式也随之不断发展。供应链中各制造商通过外购、外包等采购方式从众多供应商中获取生产原料和生产信息，采购已经从单个企业的采购发展到了供应链上的采购。

1.2采购管理目标

采购管理的目标可以简单地概括为以下四个方面：

获得所需数量和质量的物料及服务；

以最优的成本获取物品及服务；

确保供应商尽可能提供最好的服务及快速交货；

开发和维持良好的供应商关系；

1.2.1获得所需数量和质量的物料及服务

提供不间断的物料、供应和服务，以便使整个企业正常运转，是采购管理的最基本也是最重要的职能。物料和零部件的缺货会使企业的经营中断，由此可能带来的成本和损失有：

固定成本和运营成本的增加；

人员闲置导致人力成本的增加；

可能导致紧急插单而使生产成本的增加；

延迟交货，导致客户服务水平的下降。

1.2.2以最优的总成本获取物料及服务

总的拥有成本包括材料成本、持库成本和采购成本。

材料成本是产品最重要的成本之一，采购价格也是需方与供方博弈的焦点之一。供应商往往会诱使采购人员增加采购批量来降低采购价格，但这同时会带来持库成本的增加和风险的增加。因此，采购人员在采购时，一方面应尽量争取更多的采购折扣，另一方面也应充分评估批量增加可能带来的风险和其它方面的成本。

另外，企业采购部门的活动消耗的资金是相当可观的，如采购人员工资、电话费、邮资、办公用品、差旅费以及其它管理费用等等。采购管理应通过流程优化、采用先进的采购方法和技术来提高采购过程的效率和降低采购成本。

1.2.3确保供应商尽可能提供最好的服务及快速交货

为了生产所需的产品或提供服务，每一项物料都要达到一定的质量要求，否则最终产品或服务将达不到期望的要求或使

其产品成本远远超过消费者可以接收的程度。

材料质量是影响产品质量的最重要因素。因产品质量问题可导致成本增加、客户服务水平降低、公司声誉受损甚至是毁灭性的。2006年，震惊全国的齐齐哈尔第二制药厂假药案，就是因为使用了假冒的原材料丙二醇，导致了数人死亡。而该药厂的全部产品被查封。

另一方面，采购过程中对质量的要求是由产品本身决定的，采购过程中不应企求采购最好质量的原材料，因为质量更好，就意味着成本越高。例如，完全没有必要为儿童遥控车采购一枚可以在火箭上使用的螺丝。

1.2.4开发和维持良好的供应商关系

供应商的成功，就是我们的成功，这句话一点都不夸张。世界著名的手机生产商爱立信因供应商飞利浦公司的一次火灾事故而最终不得不退出手机市场。这一事件充分说明了，供应商与客户的关系是休戚相关。

不断寻找满足企业要求的供应商，分析供应的能力，在适当的时候选择合适的供应商，并与其达成供需关系是采购部门一项长期任务，其性质好比人体的新陈代谢，是维持企业良性发展的必要条件。

维持和发展供应商关系既包括对现有供应商进行考核评审，帮助其提高产品和服务质量，也包括发展与供应商的战略伙伴关系，共享信息，共同降低产品在整个供应链上的成本。

1.3主要业务活动

不同规模、不同性质的企业，采购管理的职能不尽相同。对制造企业而言，采购管理的主要业务活动有采购分析、库存控制、预测与计划、供应商管理等等，其中尤以采购活动最为重要，采购活动是采购管理的核心。

1.3.1采购活动

采购活动是采购组织日常活动之一，完整的采购活动包括：

获取采购需求

挑选合适的供应商；

协商采购的条款和条件，包括价格、付款方式等等；

下达和跟踪采购订单；

根据采购订单接收和检验供应商交货；

发票处理及付款。

1.3.2供应商管理

供应商管理包括：

不断寻找满足企业条件的供应商；

供应商评估与考核；

供应商资料管理；

发展与供应商的战略伙伴关系。

1.3.3采购分析

采购分析报告是企业决策的依据，采购分析包括：

采购成本分析；

采购结构分析；

采购价格分析

企业采购政策的分析与改进。

1.3.4采购预测与计划

采购计划是整个企业供应链系统的重要组成部分。采购计划也是供应链系统的入口，及时准确的采购计划，对降低库存、避免出现物料短缺、保证生产的正常进行具有重要意义。

采购组织应参与企业运作计划的讨论与制订，并制订相应的采购计划来支持企业销售计划与生产运作计划。

1.3.5采购制度与规范

信息系统可以更好地辅助采购制度的执行，但信息系统不能替代采购制度，必要的采购制度，对规范企业采购管理有积极作用。

采购规范包括：

采购管理流程，包括订货流程、收货检验流程、付款流程等等；

采购价格管理制度，包括价格资料收集、管理，价格限制等措施与规则；

1.4适用业务角色

采购管理活动是由企业内部多个部门协同完成的，主要涉及计划员、采购员、采购经理、应付会计、库管员、质检员等。

计划员

根据MRP生成的计划订单，提出采购需求；

采购员

是采购管理活动中的主要角色，其主要活动有需求确认、供应商开发、采购价格确定、采购订单下达、采购订单执行情况跟进、采购发票核对以及采购过程意外情况的处理。

采购经理

审批合格供应商、审批采购价格及交易条款、审批采购计划、订单；检查库存周转情况、编制采购预算、检查采购计划、资金计划执行情况等。

应付会计

核对应付款往来业务、核实付款申请、结算应付款。

库管员

根据采购订单或原材料检验结果对原材料进行接收；根据材料检验结果和采购部门的退货通知办理供应商退货手续。

质检员

根据物料规划说明书和检验标准，对供应商供货进行检验，并给出检验结果。

1.5K/3ERP采购管理系统

K/3ERP采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

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